গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভের কাজ কী? জানুন বিস্তারিত What is the job of a Garments Executive?

গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভের কাজ কী? জানুন বিস্তারিত What is the job of a Garments Executive?

গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভের কাজ কী? একজন এক্সিকিউটিভ কীভাবে অর্ডার থেকে ডেলিভারি পর্যন্ত পুরো প্রক্রিয়া পরিচালনা করেন, জানুন এক নজরে!

গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভ (Garments Executive) পদের গুরুত্ব একটি গার্মেন্টস প্রতিষ্ঠানে অনেক বেশি। একজন দক্ষ এক্সিকিউটিভ না থাকলে সময়মতো অর্ডার ডেলিভারি, কোয়ালিটি কন্ট্রোল, উৎপাদন ব্যবস্থাপনা এবং যোগাযোগ ব্যবস্থায় বড় ধরনের সমস্যা দেখা দিতে পারে।

গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভের প্রধান দায়িত্বসমূহ

১. বায়ারের সঙ্গে যোগাযোগ রক্ষা করা

একজন গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভের প্রধান কাজ হলো বায়ারের সঙ্গে নিয়মিত যোগাযোগ রক্ষা করা। নতুন অর্ডার আলোচনা থেকে শুরু করে স্যাম্পল অ্যাপ্রুভাল, প্রোডাকশন আপডেট এবং শিপমেন্ট ডিটেইলস শেয়ার করা তার গুরুত্বপূর্ণ দায়িত্ব।গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ কাজ হলো বায়ারের সঙ্গে পেশাদার যোগাযোগ বজায় রাখা। বায়ার একজন ব্যবসায়ী বা প্রতিষ্ঠান, যারা অর্ডার প্রদান করে এবং পণ্যের গুণগত মান ও সময়মতো ডেলিভারি আশা করে। এই যোগাযোগ কার্যকরভাবে রক্ষা করতে না পারলে ব্যবসায়িক সম্পর্ক দুর্বল হয়ে পড়তে পারে।

যোগাযোগের গুরুত্বপূর্ণ দিকগুলো:

এক্সিকিউটিভকে প্রতিদিন বায়ারের ইমেইলের উত্তর দেওয়া, হোয়াটসঅ্যাপ বা টিমস চ্যাটে তথ্য দেওয়া ইত্যাদি কাজ করতে হয়। অর্ডারের ধরন, পরিমাণ, ফেব্রিক, সাইজ, অ্যাকসেসরিজ, ডেলিভারি টাইম ইত্যাদি বিষয়ে বায়ারের যেকোনো প্রশ্ন বা কনফিউশন দ্রুত ক্লিয়ার করতে হয়। 

স্যাম্পল পাঠানোর পর বায়ারের মতামত জানার জন্য নিয়মিত ফলোআপ করতে হয় এবং তাদের ফিডব্যাক অনুযায়ী পরবর্তী পদক্ষেপ নিতে হয়। কাজের অগ্রগতি, সম্ভাব্য দেরি, কোয়ালিটি আপডেট বা অন্য কোনো সমস্যার ব্যাপারে বায়ারকে নিয়মিত আপডেট দিতে হয়। বড় অর্ডারের ক্ষেত্রে জুম/গুগল মিটে ভার্চুয়াল প্রেজেন্টেশন বা মিটিংয়ে অংশ নিয়ে পণ্য, প্রগ্রেস ও সমস্যা উপস্থাপন করতে হয়।

একজন এক্সিকিউটিভের কী গুণ থাকা প্রয়োজন?

• স্পষ্ট ও প্রফেশনাল ভাষায় কথা বলার দক্ষতা

• ইংরেজিতে সাবলীলতা

• দ্রুত রেসপন্স দেওয়ার মানসিকতা

• সমস্যাকে ধৈর্য ধরে ব্যাখ্যা ও সমাধানের ক্ষমতা

• আন্তরিকতা ও পেশাদারিত্ব

২. স্যাম্পল ম্যানেজমেন্ট

বায়ারের চাহিদা অনুযায়ী সময়মতো স্যাম্পল তৈরি করে পাঠানো, ফিডব্যাক সংগ্রহ এবং সংশোধনী অনুযায়ী কাজ করাও একজন এক্সিকিউটিভের কাজের মধ্যে পড়ে।গার্মেন্টস ব্যবসায় স্যাম্পল (Sample) হলো অর্ডারের পূর্বাভাস। একজন গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভের দায়িত্ব হলো বায়ারের চাহিদা অনুযায়ী সঠিকভাবে স্যাম্পল তৈরি ও ম্যানেজ করা। স্যাম্পল ভালো না হলে মূল অর্ডার পাওয়ার সম্ভাবনা কমে যায়, তাই এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটি ধাপ।

স্যাম্পল ম্যানেজমেন্টের ধাপসমূহ:

বায়ার যেসব টেকনিক্যাল স্পেসিফিকেশন বা টেক প্যাক পাঠান (মাপ, ফেব্রিক, ট্রিমস, স্টিচিং, কালার ইত্যাদি), তা ভালোভাবে বুঝে নেওয়া।সংশ্লিষ্ট ডিপার্টমেন্ট বা প্যাটার্ন মেকারকে স্যাম্পল তৈরি করার নির্দেশ দেওয়া এবং প্রয়োজনীয় ফেব্রিক ও অ্যাকসেসরিজ সংগ্রহ করা। 

সাধারণত নিচের ধরণের স্যাম্পল তৈরি হয়:

• Development Sample
• Proto Sample
• Fit Sample
• Size Set Sample 
• PP Sample (Pre-Production) 
• Shipment Sample 

একজন দক্ষ এক্সিকিউটিভের জন্য টিপস:

• স্পেসিফিকেশন ভালোভাবে বুঝুন, না বুঝলে প্রশ্ন করুন

• ফেব্রিক এবং ট্রিমস সঠিক কিনা নিশ্চিত করুন

• বায়ারের প্রত্যাশা বুঝে সেই অনুযায়ী মান ঠিক রাখুন

• রিমার্কস/ফিডব্যাক খুব গুরুত্ব দিয়ে নোট করুন

স্যাম্পল মানেই বায়ারের চোখে আপনার কারখানার প্রথম ইম্প্রেশন। তাই একজন গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভ হিসেবে নিখুঁত স্যাম্পল ম্যানেজমেন্টই আপনাকে বড় সাফল্যের দিকে নিয়ে যেতে পারে।

৩. মার্চেন্ডাইজিং এবং প্রোডাকশন ফলোআপ

প্রোডাকশনের প্রতিটি ধাপে এক্সিকিউটিভকে সঠিক তথ্য দিয়ে সহায়তা করতে হয়। প্রোডাকশন টাইমলাইন তৈরি, ফ্যাব্রিক ও অ্যাকসেসরিজের অর্ডার নিশ্চিতকরণ, এবং ডেলিভারি নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ দায়িত্ব। একজন গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভের অন্যতম প্রধান দায়িত্ব হলো মার্চেন্ডাইজিং এবং প্রোডাকশন ফলোআপ। শুধুমাত্র স্যাম্পল ম্যানেজ করে থেমে গেলে চলবে না — পুরো উৎপাদন প্রক্রিয়ায় নিয়মিত পর্যবেক্ষণ এবং সমন্বয়ই নিশ্চিত করে নির্ধারিত সময়ে গুণগতমানসম্পন্ন ডেলিভারি।

মার্চেন্ডাইজিং-এর মূল কাজ: 

মার্চেন্ডাইজার হিসেবে বায়ারের চাহিদা ও কারখানার উৎপাদন সক্ষমতার মধ্যে ভারসাম্য রক্ষা করতে হয়। বায়ার অর্ডার নিশ্চিত করার পর ফেব্রিক, অ্যাকসেসরিজ, ছাপা/এম্ব্রয়ডারির টাইমলাইন অনুযায়ী কার্যপরিকল্পনা তৈরি করতে হয়। ফেব্রিক/ট্রিমস/লেবেল সরবরাহকারীদের সঙ্গে নিয়মিত যোগাযোগ রেখে সময়মতো ডেলিভারি নিশ্চিত করা।

প্রোডাকশন ফলোআপে যা যা করতে হয়: 

কোন লাইনে কোন স্টাইল চলছে, কত ইউনিট প্রোডাকশন হয়েছে, কোন সমস্যা দেখা দিচ্ছে – তা নিয়মিত পর্যবেক্ষণ করা। যদি ফেব্রিক সমস্যা, লেবেল দেরি, মেশিন ব্রেকডাউন বা ম্যানপাওয়ার সংকট হয়, দ্রুত সংশ্লিষ্ট টিমকে জানিয়ে ব্যবস্থা নিতে হয়। 

কটিং, সেলাই, ফিনিশিং ও প্যাকিং – প্রতিটি ধাপ মনিটর করে সময়মতো কাজ শেষ করার জন্য টিমের সঙ্গে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করতে হয়। নির্ধারিত ডেলিভারি ডেট অনুযায়ী পণ্য প্রস্তুত হচ্ছে কি না, তা যাচাই করে বায়ারকে নিয়মিত আপডেট দিতে হয়।

ভালো প্রোডাকশন ফলোআপের জন্য এক্সিকিউটিভকে যা জানতে হবে:

• Production Timeline ও Critical Path বুঝতে হবে

• Excel, ERP বা অন্য সফটওয়্যারে রিপোর্ট তৈরি করতে জানতে হবে

• বিভিন্ন বিভাগের (cutting, sewing, finishing) কাজের গতি বুঝতে হবে

• সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট ও বায়ারকে রিপোর্ট করতে পারার দক্ষতা থাকতে হবে

প্রোডাকশন ফলোআপ না করলে অর্ডার ঠিক সময়ে ডেলিভারি হয় না, কোয়ালিটি নষ্ট হয়, এবং বায়ারের আস্থা হারায়। তাই একজন গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভের জন্য মার্চেন্ডাইজিং ও প্রোডাকশন ফলোআপ একটি চলমান এবং চ্যালেঞ্জিং দায়িত্ব, যা পেশাদারিত্ব ও মনোযোগ দিয়ে পালন করতে হয়।

৪. কোয়ালিটি কন্ট্রোল ও ইন্সপেকশন

প্রোডাকশন চলাকালীন এবং শেষে প্রোডাক্টের গুণগত মান নিশ্চিত করা এক্সিকিউটিভের অন্যতম প্রধান কাজ। কোয়ালিটি সমস্যা হলে দ্রুত সমাধান করতে হয়। একটি গার্মেন্টস প্রতিষ্ঠানে কোয়ালিটি কন্ট্রোল (QC) ও ইন্সপেকশন এমন একটি বিভাগ যা পণ্যের গুণগত মান নিশ্চিত করে। একজন গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভের জন্য এই বিভাগটির সঙ্গে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, কারণ বায়ার যদি পণ্যের মান নিয়ে অসন্তুষ্ট হন, তাহলে পুরো অর্ডার বাতিলও হয়ে যেতে পারে।

কোয়ালিটি কন্ট্রোলের (QC) প্রধান কাজ: 

উৎপাদনের আগে ফ্যাব্রিক ঠিক আছে কি না তা চেক করা হয় (GSM, রং, ছিদ্র, দাগ, টানা, সেলভেজ সমস্যা ইত্যাদি)। সেলাই লাইনের প্রতিটি ধাপে প্রোডাক্ট সঠিকভাবে তৈরি হচ্ছে কি না, তা নিয়মিত পর্যবেক্ষণ করা হয়। উৎপাদনের সময় প্রতিটি স্টেপে নির্দিষ্ট সংখ্যক গার্মেন্টস চেক করা হয় যাতে কোয়ালিটি ইস্যু ধরা পড়ে এবং তাৎক্ষণিক সমাধান করা যায়। প্রোডাকশন শেষ হলে শিপমেন্টের আগে নির্ধারিত AQL (Acceptable Quality Limit) অনুযায়ী পুরো অর্ডার পরীক্ষা করা হয়। কোয়ালিটি রিপোর্ট তৈরি করা হয় এবং তা এক্সিকিউটিভের মাধ্যমে বায়ার বা সিনিয়র ম্যানেজমেন্টে পাঠানো হয়।

গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভের ভূমিকা:

• প্রতিদিন QC টিমের রিপোর্ট সংগ্রহ করে বিশ্লেষণ করা

• সমস্যা হলে সংশ্লিষ্ট স্যাম্পল রিভিউ করে সমাধান করা

• প্রোডাকশন টিম ও QC টিমের মধ্যে সমন্বয় তৈরি করা

• ফিনাল ইন্সপেকশনের তারিখ বায়ারের সঙ্গে শেয়ার করা এবং সময়মতো ইনস্পেকশন আয়োজন করা

• বায়ার ইনস্পেকশন (3rd Party) হলে সমন্বয় করে সকল প্রস্তুতি নিশ্চিত করা

দক্ষতা যা এক্সিকিউটিভের থাকা জরুরি:

• AQL টেবিল ও ইনস্পেকশন প্রক্রিয়া সম্পর্কে ধারণা

• ফ্যাব্রিক ও সেলাই সংক্রান্ত ত্রুটি চিনতে পারার দক্ষতা

• QC টিমের সঙ্গে পেশাদার সম্পর্ক বজায় রাখা

• সমস্যা সমাধানে দ্রুত পদক্ষেপ নেওয়ার সক্ষমতা

৫. ডকুমেন্টেশন ও রিপোর্টিং

অর্ডার শীট, টেক প্যাক, ইনভয়েস, এলসি (LC) এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক ডকুমেন্ট তৈরি ও সংরক্ষণ করা একজন এক্সিকিউটিভের অন্যতম কাজ। 

গার্মেন্টস ইন্ডাস্ট্রিতে প্রতিদিন হাজারো কাজ হয়—অর্ডার নেওয়া, স্যাম্পল পাঠানো, ফ্যাব্রিক অর্ডার, প্রোডাকশন আপডেট, কোয়ালিটি রিপোর্ট, শিপমেন্ট ডকুমেন্ট ইত্যাদি। এইসব কাজ সঠিকভাবে পরিচালনার জন্য প্রয়োজন সুসংগঠিত ডকুমেন্টেশন ও নিয়মিত রিপোর্টিং। একজন গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভের জন্য এটি একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং দায়িত্বপূর্ণ কাজ। ডকুমেন্টেশন মানে কী?

ডকুমেন্টেশন হলো প্রতিটি ধাপের কাজ লিখিতভাবে সংরক্ষণ করা, যেন ভবিষ্যতে রেফারেন্স, অডিট বা সমস্যা সমাধানে ব্যবহার করা যায়।

গুরুত্বপূর্ণ কিছু ডকুমেন্ট:

• Tech Pack/Buyer Sheet

• Order Sheet

• Fabric & Trim Booking Sheet

• Sample Approval Sheet

• Production Status Report

• Inspection Report

• Shipment Document (Invoice, Packing List, LC Copy)

রিপোর্টিং-এর ভূমিকা:

একজন এক্সিকিউটিভ প্রতিদিন, সাপ্তাহিক বা মাসিক ভিত্তিতে নির্দিষ্ট ডিপার্টমেন্ট বা বায়ারকে রিপোর্ট জমা দেন। এতে প্রোডাকশন আপডেট, সমস্যা, সম্ভাব্য দেরি, এবং কোয়ালিটির অবস্থা তুলে ধরা হয়।

এক্সিকিউটিভ যেসব রিপোর্ট তৈরি করে:

• Daily Production Report

• Sample Tracking Report

• Delivery Schedule Report

• Quality Deviation Report

• Communication Log with Buyer

• Problem-Solution Log

ভালো ডকুমেন্টেশন ও রিপোর্টিং-এর জন্য যা জানা জরুরি:

• MS Excel/Google Sheets-এ দক্ষতা

• ERP Software ব্যবহারে অভিজ্ঞতা

• ইমেইল লেখার পেশাদার দক্ষতা

• সময়ানুবর্তিতা ও খুঁটিনাটি মনে রাখার ক্ষমতা

• ডেটা বিশ্লেষণের বেসিক জ্ঞান

একজন সফল গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভ হওয়ার জন্য যা প্রয়োজন:

• যোগাযোগ দক্ষতা (Communication Skills)

• সমস্যা সমাধানের দক্ষতা (Problem Solving)

• সময় ব্যবস্থাপনা (Time Management)

• টিমওয়ার্ক ও লিডারশিপ

• বেসিক টেক্সটাইল ও প্রোডাকশন জ্ঞান

• কম্পিউটার স্কিলস (MS Excel, ERP, Email Communication)

চাকরির ক্ষেত্র:

গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভ হিসেবে কাজ করার সুযোগ রয়েছে বিভিন্ন ক্ষেত্রে:

• মার্চেন্ডাইজিং বিভাগে

• প্রোডাকশন বিভাগে

• প্ল্যানিং বা IE (Industrial Engineering) বিভাগে

• কোয়ালিটি অ্যাস্যুরেন্স বিভাগে

• স্যাম্পল বিভাগে

শেষ কথা:

একজন গার্মেন্টস এক্সিকিউটিভ হিসেবে কাজ করা মানে হলো একটি বড় চেইনের মূল চালিকাশক্তি হিসেবে কাজ করা। দক্ষতা, ধৈর্য এবং প্রফেশনালিজম থাকলে এই পেশায় দ্রুত সফলতা অর্জন করা সম্ভব।